Si me preguntan, trabajar a distancia es lo mejor hay. Actualmente
estoy escribiendo desde un bar en una pequeña playa en una isla remota
en el sur de Tailandia. Cuando levanto la vista de mi laptop, sólo veo
el infinito océano y sus aguas cristalinas. Disfrutaré de esta mañana
sin distracciones y me concentraré en mi trabajo porque el resto del
equipo ni siquiera se ha despertado. Las zonas horarias funcionan muy
bien para los equipos distribuidos.
Mi colega Thomas recientemente habló con 11 Líderes en Gestión de Proyectos (11 Thought Leaders in Project Management)
sobre el impacto que genera trabajar a distancia en una compañía;
algunos expertos en Scrum argumentaron que los equipos distribuidos
pueden trabajar juntos de forma efectiva, mientras que otros estuvieron
fuertemente en desacuerdo.
Entiendo sus preocupaciones; no puedes simplemente abrir las puertas
de la empresa y liberar a todos en la jungla. No está garantizado que
terminarás con un negocio próspero. Un ejemplo claro es el de Marissa
Mayer en Yahoo, en el famoso recorte laboral de trabajo a distancia en
2013 (axed remote work), cuando sintió que algunos empleados estaban abusando del mismo.
Entonces, ¿cómo puede lograr una compañía tecnológica el trabajo a
distancia? Continúa leyendo. La siguiente historia está basada en
nuestra experiencia en Planio y cómo logramos que el trabajo a distancia
funcionara.
Entra en Planio, mi Compañía a Distancia
Existen una cantidad de cosas que me motivaron a comenzar mi
compañía. Separarme del trabajo del cliente, al tiempo que mantenía
todos los beneficios de trabajar como freelancer sin una ubicación fija
fue uno de los motivos.
En 2009, me encontraba bajo la sombra de unos cipreses en un hermoso
jardín al estilo mediterráneo, desde donde podía ver las colinas
toscanas, mientras trabaja arduamente en un nuevo proyecto: Planio.
En una herramienta de gestión de proyectos para personas como yo:
desarrolladores. Planio ayuda a crear proyectos de clientes de forma más
organizada y transparente, mientras reduce el número de herramientas y
plataformas que se necesitan para realizar el trabajo. Planio está
basada en Redmine
de código-abierto (Un proyecto de software de código abierto basado en
Ruby on Rails*), el cual he utilizado a distancia con mis clientes desde
sus comienzos. En cierta forma, el trabajo a distancia ya se encuentra
en ADN de Planio.
Hoy en día, mi pequeño proyecto paralelo ha crecido hasta convertirse
en una empresa de verdad. Somos un equipo de 10 personas, prestando
servicio a más de 1,500 negocios en el mundo. Tenemos una oficina en
Berlín, pero muchos de nosotros trabajamos a distancia.
En este artículo, indagaré en los principios, herramientas y
lecciones que me han ayudado a lo largo de los años. Después de leerlo,
espero puedas diseñar el software de tu compañía para que sea
remote-friendly desde el principio.
“Hablar no cuesta nada. Muéstrame el código.” Linus Torvalds
Cada Jueves tenemos una conferencia por video-llamada (All-hands
conference) donde discutimos lo que hicimos la semana anterior, y lo que
haremos a futuro.
Al principio, pasamos mucho tiempo discutiendo ideas antes de decidir
qué hacer, pero descubrimos que es mucho más difícil cuando algunos
miembros del equipo tienen una mala conexión a Internet y no puedes
verlos.
Ahora usualmente solo “hacemos las cosas” y después lo discutimos,
creamos un prototipo que funcione con algunas ideas esenciales y después
hablamos sobre eso. Por ejemplo, recientemente nos encontramos con
algunos problemas de desempeño con nuestros repositorios de Git.
En
lugar de discutir y analizar todas las formas en las que podíamos
ahorrarnos un par de milisegundos por aquí y allá con cada propuesta, mi
colega Holger simplemente construyó sus mejoras sugeridas (Speeding up Git at Planio)
en una prueba de concepto en un servidor en staging hacia donde
dirigimos parte de nuestro tráfico. Esto resultó bastante bien y estas
ideas irán a producción.
Este método hace que todos se enfoquen en la acción en vez de hablar.
El tiempo invertido en escribir código es recompensado al ver que
pasamos menos tiempo andando con rodeos.
Utiliza la Comunicación Escrita
La comunicación en tiempo real inhabilita la claridad. Llamar a un
compañero cuando necesitas algo es fácil e instintivo, pero no es
siempre tu mejor opción. No puedo recordar cuantas veces empecé a
escribir un correo o una nota de Planio para luego resolver el problema
mientras redactaba.
Zach Holman, uno de los primeros ingenieros contratados en GitHub,
está de acuerdo en que: “El texto es explícito. Al forzar la
comunicación a través de un método escrito, fuerzas a las personas a
formular mejor sus ideas.”
La comunicación escrita también te hace más respetuoso del tiempo de
los demás, en especial cuando vives a varias zonas horarias de
distancia. Una comunicación inmediata puede disruptiva; puede ser que la
persona se encuentre tratando de averiguar porque un sistema o proceso
no funcionó correctamente. En cambio con un correo, él o ella puede
leerlo cuando le sea más conveniente, y dar una respuesta adecuada.
Se tan Transparente como sea Posible
Pasar mucho tiempo preocupándose por las políticas de oficina no es
la forma más propicia para enviar un software que funcione, y la
claridad o transparencia promueve la confianza. No es una coincidencia
que compañías a distancia, como Buffer, tengan una transparencia
radical. En el caso de Buffer, la empresa comparte información sobre los
ingresos y salarios de todos sus empleados.
Automattic, la compañía detrás Wordpress.com, también pone énfasis en la transparencia.
En el libro “El Año sin Pantalones” (The Year Without Pants),
Scott Berkun comparte su experiencia trabajando a distancia para
Automattic, y que todas las decisiones y discusiones están disponibles
para los empleados en su plataforma de debate P2 como parte de su
énfasis en la transparencia.
La función de chat en Planio funciona de forma similar. Los debates
están abiertos para todo el mundo y los historiales de chat están
conectados automáticamente desde los problemas que se discutieron para
que nadie quede de lado; incluso los nuevos empleados pueden leer las
decisiones que se tomaron anteriormente y por qué. Cuando comencé a
desarrollar la función para chatear, considere agregar una función para
chatear en privado con otros, pero cuando los debatimos en equipo,
llegamos a la conclusión de que era mejor no hacerla para tener la mayor
transparencia posible en el equipo.
Me parece que la transparencia en equipo es fundamental para equipos
remotos. Por ejemplo, imagina por un momento que acabas de unirte a un
equipo de desarrolladores a distancia. Quizás nunca has conocido a tus
nuevos colegas. No conoces las reglas tácitas de comportamiento. Puede
ser que te preocupe si estás realizando un buen trabajo o no. ¿Tus
compañeros de trabajo están siendo sarcásticos o sus cumplidos son en
realidad sinceros? ¿Estarán discutiendo en privado si eres un buen
ingeniero?
Digitaliza tus Sistemas
Escogemos nuestros servicios de acuerdo a lo que ofrecen en
plataformas online, desde los proveedores de teléfono hasta los bancos
(algunos incluso ofrecen un pequeño incentivo financiero si decides
dejar los papeles, además es genial para el medio ambiente). Yo tengo la
fortuna de tener un abogado y un contador para Planio a los que no les
importa enviar correos o mensajes por Google Hangouts, en lugar de
decirme que vaya hasta sus oficinas. (En realidad recomiendo preguntar
sobre ello en la primera reunión). Y puntos extra si se logra que firmen
con una herramienta de gestión de proyectos y formen parte de tu
equipo.
Hemos estado digitalizando nuestro correo postal; en Planio usamos un
servicio llamado Dropscan, el cual recibe nuestras cartas, las escanea y
reenvía las más importantes a las personas indicadas. No te gustaría
que un amigo las agarrara y las leyera en Skype. Si no puedes encontrar
un proveedor que escanee tu correo postal en tu país o ciudad, algunos
sitios ofrecen membresías virtuales para tener una dirección postal
física mientras no estés en la zona.
Para aquellas compañías que aún siguen enviando correo, existen
servicios para que nunca haya necesidad de visitar una oficina postal
nuevamente. Nosotros utilizamos una empresa de imprenta Alemana con una
API (interfaz de programación de aplicaciones) que automáticamente envía
una carta junto con una calcomanía a cada nuevo cliente de Planio. Es
algo que a la gente le encanta, y no tenemos que imprimir y enviar nada.
Algunas alternativas internacionales son Lob y Try Paper.
Articulo cortesía de:
Julio 2016
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