Conocer la empresa supone mejorarla

Crecimiento empresas

La mejor manera de conseguir un buen aprovechamiento y control de todos los recursos de los que dispone cualquier empresa es realizando un análisis exhaustivo sobre todos los procesos que influyen en el acabado final del producto o servicio de esta manera lograremos una mejor comprensión y nos permitirá tomar las decisiones necesarias para poder economizar esfuerzos y energía.

La Gestión por Procesos permite abandonar la clásica y desfasada estructura departamental, que ralentizar las reacciones frente a posibles cambios y favorece la existencia de núcleos concentrados de poder, por una secuencia de actividades orientadas a generar un resultado a partir de una entrada y confluyendo en una salida la cual responde a los requisitos del cliente.

Es fundamental saber que un mismo proceso puede implicar distintas áreas tanto a nivel horizontal como vertical. Esto implica una buena coordinación, basada en el conocimiento, entre los miembros de la organización o empresa y la concienciación de que el valor del trabajo que genera ayuda al buen funcionamiento global de la empresa.

En esta metodología de trabajo las actividades y funciones que se realizan tiene que estar bien especificadas y también hay que lograr una total participación por parte de toda la plantilla, designando unos responsables que serán los encargados de asegurar y vigilar el mantenimiento de los procesos así como su eficacia.

A continuación veremos las consultas más frecuentes hechas sobre la Gestión por Procesos:

¿Que pasos hay que seguir para implantar dicha metodología?

Hay que tener en cuenta que la Gestión por Procesos gira entorno al ciclo PDCA de Deming, que de forma resumida viene a ser:
 
- Planificación
- Elaboración
- Comprobación
- Acción

Este es el esquema básico que nos enseñan en la universidad por el cual debe regirse toda empresa que se aprecie.

a) Planificación: Se debe seleccionar un grupo de personas con conocimientos de calidad, además de intentar que haya algún directivo de la empresa y algún asesor externo especializado.

b) Identificación de los procesos: En este punto hay que realizar un mapa de procesos para identificar todos los procesos existentes en la empresa y establecer los grados de complejidad e importancia entre ellos.

c) Priorización: Aquí el grupo debe establecer un sistema de puntuación en función de criterios como puede ser el grado de complejidad, la repercusión en el cliente, etc. y hacer una selección de los procesos considerados básicos para la empresa.

d) Delegación de responsabilidades: Se asignara un encargado con un grado de autonomía suficiente para poder responder a todo lo relativo en dicho proceso.

e) Implantación de los procesos: Para lograr este objetivo pondremos a un grupo con el suficiente conocimiento y experiencia, como para poder diseñar el proceso de manera que quede clara la descripción del proceso (Entradas, salidas, proveedores, etc.) y teniendo en cuenta los objetivos de la empresa.

f) Implantar el proceso diseñado: Esta fase se realiza después de haber corregido todas las anomalías y desviaciones del proceso. El proceso deberá llevar un programa adjunto en el que deben constar los indicadores del proceso, los objetivos prefijados y el plan de implantación.

¿Cómo se establecen los indicadores de proceso y cuáles son sus utilidades?

Los indicadores de proceso deben establecerse de manera que mediante los cuáles podamos verificar el cumplimiento de los parámetros de eficacia de cada proceso con el fin de realizar un seguimiento de objetivos, de esta manera podremos localizar los puntos susceptibles de mejora.

Para fijar los indicadores debemos basarnos en información directa del trabajo diario para obtener un punto de vista lo más real posible. Una vez logrado esto hay que establecer los límites a partir de los cuáles consideraremos los resultados como anomalías y definiremos unas pautas de responsabilidad, precisión, simplicidad, etc. para dejar los indicadores bien establecidos.

J. Aquino

Noviembre 2011

Santo Domingo, Rep. Dominicana